1. Phương pháp HORENSO là gì?
Horenso là một phương pháp giao tiếp và làm việc nhóm đặc trưng của đất nước Nhật Bản, được kết hợp từ 3 yếu tố quy tắc là Hokoko – báo cáo, Renraku – liên hệ, Sodan – thảo luận. Trong văn hóa của Nhật Bản, một khi có vấn đề xảy ra, nhân viên thường sẽ báo cáo và cập nhật tình hình lên các cấp quản lý. Từ đó, họ sẽ nhận được các ý kiến và góp ý từ cấp trên để giải quyết vấn đề, gia tăng hiệu suất làm việc.
Horenso trong tiếng Nhật là Hokoko – báo cáo, Renraku – liên hệ, Sodan – thảo luận
Với mục đích đảm bảo về việc nắm rõ thông tin trong tổ chức, phương pháp Horenso đã được tin tưởng áp dụng và là một trong những cách quản lý công việc hiệu quả. Quy tắc này được phát triển thành phương pháp giao tiếp kinh doanh tập trung vào sự tương tác với mục tiêu là giảm thiểu tối đa tình trạng mù mờ thông tin và loại bỏ các hiểu lầm vì quá trình trao đổi thiếu rõ ràng.
Chính vì vậy, để trả lời cho câu hỏi Horenso là gì, Horenso là hành động bao gồm thứ tự các bước: Báo cáo với cấp trên, thường xuyên liên hệ với đồng nghiệp, thảo luận và xin ý kiến nhà quản lý trước khi hành động.
2. Cách áp dụng quy tắc HORENSO trong doanh nghiệp
Sau khi đã tìm ra câu trả lời cho câu hỏi Horenso là gì, điều mà doanh nghiệp quan tâm tiếp theo chính là cách áp dụng quy tắc này. Dưới đây là các cách áp dụng phương pháp Horenso trong doanh nghiệp theo đúng thứ tự 3 bước:
2.1 Hokoru: Báo cáo
Trong mô hình này, Hokoru hay còn gọi là báo cáo về kết quả làm việc cho nhà quản trị. Việc chủ động báo lại về tiến độ, các vấn đề gặp phải là yếu tố rất cần thiết cho các dự án. Điều này cũng sẽ khiến cấp trên tin tưởng và yêu thích bạn. Một số lưu ý cho doanh nghiệp trong giai đoạn này như sau.
- Thời điểm báo cáo: Thời điểm tốt nhất là ngay khi đã hoàn thành công việc được giao. Ngoài ra, đối với các dự án dài hạn, doanh nghiệp cần đề ra quy định về việc báo cáo tiến độ xuyên suốt quá trình thực hiện.
- Phương pháp báo cáo tốt: Cần đảm bảo báo cáo đầy đủ, chính xác và có thể suy xét đến việc báo tin xấu trước. Đặc biệt, văn phong của bản báo cáo cũng cần lịch sự và dành tôn trọng cho người đọc.
- Phương pháp báo cáo không tốt: Một báo cáo thiếu chính xác, ít đưa thông tin và có xu hướng báo tin tốt trước. Ngoài ra, bản báo cáo có văn phong không tôn trọng và không mang lại hiệu quả cao.
Hokoru – bước báo cáo với cấp trên
2.2 RENRAKU: Liên lạc
Trong quy tắc Horenso, Renraku – Liên lạc luôn là nguyên tắc được đánh giá khó nhất và cần phải dành sự cẩn thận tối đa đối với quá trình này. Dưới đây là phân biệt 2 loại liên lạc.
- Phương pháp liên lạc tốt: Cần phân biệt được mục đích cần liên lạc để đưa ra các quyết định phù hợp.
- Đối với các việc đơn giản hay khẩn cấp, bạn có thể liên lạc trực tiếp hoặc sử dụng điện thoại và nói vào trọng tâm.
- Nếu không khắt khe về mặt thời gian mà cần liên lạc với nhiều người, hình thức thì có thể trao đổi thông qua email.
- Với những việc liên quan đến cải tiến chất lượng hay rút kinh nghiệm thì văn bản là cách thức liên lạc tối ưu.
- Phương pháp liên lạc không tốt: Liên lạc bị dài dòng nhưng không đúng trọng tâm hay không liên quan đến công việc. Ngoài ra, việc liên lạc không cân nhắc thời điểm cũng chính là điều cần được để ý và giảm thiểu tối đa.
Renraku – luôn giữ liên lạc với đồng nghiệp và cấp trên
2.3 SODAN: Thảo luận
Cuối cùng, thảo luận chính là bước quan trọng và then chốt nhất để các thành viên giải quyết công việc một cách hiệu quả, công bằng. Trong quá trình thảo luận, mỗi người đều sẽ có những ý kiến hay điểm mạnh khác nhau, qua đó mà cuộc họp sẽ trở nên hiệu quả và có cơ hội giải quyết các vấn đề. Một số phân loại trong quá trình thảo luận, cụ thể như sau.
- Phương pháp thảo luận tốt: Nhiều người dẫn đến nhiều tính cách và phong cách khác nhau. Cần có sự ghi nhận ý kiến, hạn chế xung đột. Đặc biệt là cuộc thảo luận cần có mục đích rõ ràng và cần đảm bảo mọi thành viên đều tuân thủ theo quy tắc mà nhóm/doanh nghiệp đã đề ra.
- Phương pháp thảo luận không tốt: Ít người có sự trùng lặp trong quan điểm và tính cách. Cuộc thảo luận không có sự đồng tình mà phần nhiều là bác bỏ khi chưa nghe kỹ ý kiến. Cuối cùng, điều làm phương pháp thảo luận không tốt là ở chỗ mục đích không rõ ràng và các thành viên mỗi người làm một cách dù đã có quyết định.
Sodan – bước tiến hành thảo luận để đưa ra giải pháp
3. Lợi ích của Horenso với doanh nghiệp
Ngày nay phương pháp giao tiếp Horenso không chỉ được sử dụng nhiều ở thị trường Nhật Bản mà còn được áp dụng ở nhiều nơi khác trên thế giới. Lý do là vì nhiều nhà quản trị cho rằng nếu nhân viên gặp vấn đề trong công việc mà không báo lại với cấp trên. Điều này sẽ khiến nhân viên không biết cách giải quyết dẫn đến gặp sai sót trong công việc.
Horenso mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lẫn cá nhân mỗi nhân viên
Ngoài ra, việc sử dụng phương pháp Horenso trong quá trình làm việc sẽ giúp mối quan hệ giữa sếp và nhân viên gần gũi hơn. Bên cạnh đó, mối quan hệ giữa các nhân viên sẽ có sự hài hòa và cùng nhau hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Đặc biệt, Horenso không chỉ được áp dụng trong công việc mà còn có thể sử dụng trong giao tiếp ngoài đời vì đây là quy tắc giúp tăng hiệu quả trong giao tiếp nhóm.
4. Ví dụ về Horenso và tình huống mẫu luyện tập
Sau khi đã hiểu hết về khái niệm, lý do và tầm quan trọng của Horenso, sau đây là những tình huống mẫu để luyện tập sử dụng phương pháp Horenso.
4.1 Tình huống 1
Tình huống: Bởi vì tắc đường buổi sáng nên bạn đến công ty trễ 10 phút.
| Lựa chọn A:Không liên lạc với công ty thông báo về việc đến trễ 10 phút, sau đó đến nơi làm việc vẫn chào hỏi và hoàn thành công việc như ngày thường. | Lựa chọn B:Liên lạc cho công ty ngay khi thấy mình có thể bị trễ giờ. Nội dung cuộc gọi cần thông báo thời gian trễ, lý do trễ. Sau khi đến công ty cần báo cáo với cấp trên rằng mình đã đến nơi làm việc. |
Đầu tiên, lựa chọn A không tuân thủ quy tắc “Liên lạc” trong Horenso. Vậy vì sao lại quyết định chọn phương án B, dưới đây là một số lý do:
- Đầu tiên là vì trong hợp đồng làm việc luôn có mục cam kết về thời gian làm việc, đi và về đúng giờ. Chính vì vậy, báo cho cấp trên về việc đi muộn là điều cần thiết.
- Ngoài ra, việc truyền đạt theo trình tự là rất quan trọng. Nếu như không chọn ý B, việc đi trễ vì tắc đường đôi khi sẽ bị bỏ sót vì cấp trên có nhiều việc cần phải hoàn thành.
- Cuối cùng, lựa chọn này cũng sẽ giúp bạn và những người có liên quan như đồng nghiệp cần họp nhóm, đối tác chủ động hơn trong thời gian.
4.2 Tình huống 2
Tình huống: Bạn đang ốm và muốn xin nghỉ.
Theo quy tắc Horenso, bạn cần thực hiện như sau:
- Báo cáo: Cần báo về về việc ốm và có mong muốn nghỉ với cấp trên.
- Liên lạc: Dù đang ốm nhưng vẫn cần giữ liên lạc với đồng nghiệp, cấp trên để nắm bắt và bàn giao công việc.
- Thảo luận: Việc bạn cần làm khi bị ốm là bàn giao, thảo luận với đồng nghiệp để họ nắm và thực hiện được phần công việc cần làm. Ngoài ra, sau khi hết ốm bạn cũng có thể xin tư vấn nếu chưa kịp bắt lại nhịp với công việc.
Áp dụng phương pháp Horenso cả trong công việc lẫn đời sống
4.3 Tình huống 3
Tình huống: Bạn có ý tưởng mới về chiến lược Marketing.
Quy trình bạn cần áp dụng như sau:
- Báo cáo: Báo cáo về ý tưởng mới với cấp trên để được xem xét, tư vấn và đợi quyết định có được đưa vào cuộc họp hay không.
- Liên lạc: Cần giữ liên lạc và nhận các góp ý, hỗ trợ từ nhiều người để phát triển ý tưởng lên các kế hoạch thực hiện.
- Thảo luận: Những ý kiến mới nếu chỉ nhìn ở một góc thường sẽ không nhìn ra các điểm chưa phù hợp. Chính vì vậy, muốn ý tưởng được hoàn thiện và có nhiều khía cạnh mới, bạn cần có những cuộc thảo luận nhóm với đồng nghiệp hay cấp trên của mình.
Áp dụng quy tắc Horenso khi có ý tưởng mới
Bài viết này đã giải đáp được câu hỏi Horenso là gì và mang đến thêm nhiều thông tin cần thiết về quy tắc giao tiếp trong kinh doanh. Việc hiểu và áp dụng quy tắc này cần nhiều hiểu biết và cả thời gian để phát triển vào trong quá trình vận hành tổ chức. Hy vọng doanh nghiệp sẽ có được một cái nhìn tổng quan nhất về phương pháp Horenso.
